El maravilloso mundo de la validación de entregables

En cualquier proyecto de producción de contenidos online, existen una serie de entregables a cliente, tanto intermedios como finales.

Se espera que el cliente valide cada uno de estos entregables, hasta llegar a completar el producto y obtener su validación final.

Lo que en el papel parece un proceso sencillo, la realidad se encarga de complicarlo. Veamos dónde surgen los problemas más frecuentes en el proceso de validación:

¿Sabe tu cliente cuándo y qué debe validar? Si no queda claro desde la reunión de arranque del proyecto, esta falta de coordinación puede implicar retrasos o cuellos de botella involuntarios.

¿Sabe el cliente qué es lo que se espera de él en una validación? Aunque parece una pregunta obvia, muchos clientes tienden a confundir validación con “ya que estamos”… Es decir, auténticas segundas versiones del contenido formativo.

Y de este “malentendido” surgen otros nuevos, como los relativos a la gestión de versiones. La primera versión del entregable debería ser la primera entregada al cliente. Pero ojo: Nunca debe entregarse un producto al cliente sin validarlo internamente, por lo que el entregable que llega al cliente por primera vez rara vez es la misma que salió en origen de la cadena de producción. Es decir, acabarás viendo y gestionando más versiones del producto que tu cliente, por lo que debes tener un sistema de control de versiones adecuado y que te permita diferenciar con facilidad las versiones internas de las enviadas a cliente.

Cuando el cliente devuelve su validación, llega el momento de incluir los cambios. De nuevo, tendremos que realizar una validación interna de los esos cambios una vez incluidos antes de su devolución al cliente. De no hacerse, podrías estar abriendo una puerta a la inclusión de errores nuevos en cada vuelta de validación.

¿Cuántas validaciones del mismo entregable deben realizarse? Aquí encontrarás una respuesta distinta si le preguntas al área comercial o al equipo de producción. El área comercial te dirá probablemente que todas las validaciones que el cliente estime oporturno hasta conseguir su satisfacción; el área de producción te dirá que las que permita el tiempo y presupuesto asignados.

Si del lado del cliente no existe consenso (hay muchas personas que deben dar su validación y no comparten el mismo criterio), o bien el contenido atañe a un área en proceso de cambio, el resultado puede ser un baile de validaciones interminable.

Sin embargo, la solución nunca será enviar los contenidos a producción sin que el cliente conozca la versión definitiva, para evitar así que envíe nuevos cambios. Debes estar seguro de lo que produces es exactamente lo que el cliente quiere (o al menos, lo más próximo posible).

De nuevo, la solución radica en llegar a un acuerdo de máximos con el cliente en la reunión de arranque, a partir del cual se considerará que el producto entra en una segunda versión con presupuesto propio.

Es importante que si tienes un proceso de validación por bloques de contenido, al final revises con el cliente el completo antes de enviarlo a producción. Puedes encontrarte con piezas de contenido cuya versión final es la dos, frente a otras con una versión de validación tres o cuatro. Si tienes decenas de piezas, la confusión está servida. Consensua con el cliente que todas las piezas son las definitivas antes de producirlas.

Procura evitar que se incluyan cambios una vez que el cliente ha dado su visto bueno final. No pretendas saber qué quiere tu cliente mejor que él (o que el producto te guste a ti y no tanto a tu cliente).

Y ya por último, guarda siempre un registro del documento o mail donde el cliente te dió su validación final. Es la evidencia de que produces lo que tu cliente quiere (y es por tanto responsable del resultado final).

Recuerda: Si no pones los medios para evitar estos errores, lo normal es que ocurran. La mejor forma de evitar que la tostada caiga del lado de la mantequilla es no permitir que la tostada caiga en absoluto.

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