Si estás buscando una plataforma online para tu empresa, antes debes definir exactamente para qué se usará, quiénes la usarán, cuándo y en qué condiciones. Te recomendamos que mantengas reuniones de trabajo con distintos departamentos de tu empresa a la hora de definir estos temas. A modo de guía inicial, te invitamos a que trates de dar respuesta a una serie de cuestiones básicas e importantes que te ayudarán a determinar qué plataforma se adapta mejor a tus necesidades:

• ¿A cuánta gente quieres formar en la plataforma? ¿Cuánta gente va a acceder de manera simultánea? 

Esta pregunta afecta a los servidores que emplees para albergar tu plataforma. Cuanto mayor sea el número de alumnos que vayan a acceder de manera simultánea, más capacidad deberás contratar.

• ¿Vas a tener varios perfiles definidos de acceso? 

Es importante definir los perfiles que tendrán acceso a la plataforma. Por ejemplo: ¿Habrá un perfil definido para administradores de la plataforma, tutores de los cursos, alumnos, jefes directos de los alumnos, responsables de formación en la empresa, responsables de RRHH, community managers, colaboradores externos, soporte técnico, centro de atención al alumno..?

• ¿Tendrá cada perfil unos permisos y unas funcionalidades distintas asignadas?

¿Tendrán los alumnos, los jefes y los administradores la misma vista de la plataforma y de sus contenidos? ¿Podrá el jefe directo hacer un seguimiento simultáneo del avance en la formación de los empleados que están bajo su cargo? ¿Podrá el tutor modificar los datos de perfil de los alumnos? ¿Podrá asignar cursos a los alumnos o eliminar el acceso de un alumno a un curso, o esta tarea será exclusiva del perfil de administrador? ¿Podrá el responsable de RRHH enviar notificaciones a los jefes directos de los alumnos para determinar cuál es la formación que deben completar y cuándo? ¿Podrá el alumno comunicarse con otros alumnos del curso a través de la plataforma? ¿Tendrán los alumnos acceso a distintos cursos en función de su área, zona geográfica y cargo? ¿Podrán los alumnos elegir qué cursos quieren hacer o siempre serán asignados a un curso por algún responsable de la empresa?

Éstas son sólo algunas preguntas relativas a los roles por perfil que deberás definir antes de seleccionar tu plataforma. Te recomendamos que hagas un mapa completo de roles (desde los imprescindibles a los deseables, pasando por los recomendables) y definas qué perfil tiene que realizar cada rol en la herramienta. Un posible formato es crear una tabla de doble entrada, donde sitúes en un eje las tareas o roles y en otro eje los perfiles de acceso, de modo que se pueda ver de un vistazo qué perfiles hacen qué y si hay roles superpuestos (mismos roles accesibles por distintos perfiles).

Puedes emplear además un código de color en función de la prioridad de cada tarea por perfil (por ejemplo, rojo si es imprescindible, amarillo si es recomendable, verde si es deseable pero prescindible). Puedes encontrarte que la misma función es imprescindible para un perfil y sólo deseable para otro (por ejemplo, dar de alta un alumno en la plataforma puede ser imprescindible para un administrador, pero sólo deseable para el perfil de jefe directo). La definición de estas prioridades te facilitará la tarea a la hora de renunciar a ciertas funcionalidades de tu plataforma según tus limitaciones presupuestarias, o bien a determinar en qué orden deben incorporarse las funcionalidades si debes adaptarte a un desarrollo de la plataforma en distintas fases.

A continuación incluimos un pequeño ejemplo con la tabla que te proponemos (aunque si quieres utilizarla, deberás adaptarla a las necesidades concretas de tu empresa):

•  ¿Necesitaréis hacer un volcado de datos en la nueva plataforma? 

Si tenéis un registro electrónico de empleados en la empresa y queréis realizar un volcado de la información en la nueva plataforma para conservar los datos de los empleados y no tener que volver a introducirlos desde cero, es necesario garantizar que la plataforma permita realizar dicho volcado sin pérdidas de información ni trabajos complementarios que pueden restar tiempo a tu equipo. Esta opción es recomendable para empresas de largo recorrido y que tienen una gran cantidad de información de trazabilidad de sus empleados acumulada a lo largo del tiempo. Consulta con el área técnica de tu empresa qué características tiene la base de datos de empleados que utilizáis y asegúrate de que es compatible con el que incluya tu nueva plataforma.

• ¿Te interesa una plataforma multi-idioma?

Aunque a día de hoy casi todas las plataformas que se ofrecen en el mercado permiten la opción multi-idioma, no todas lo hacen de la misma manera. Algunas son más flexibles y permiten que la versión en un idioma tenga contenidos, funcionalidades y perfiles distintos que en otro idioma, mientras que otras sólo permiten tener estructuras clónicas donde lo único que varía es el idioma en el que se muestra la información. Si cuentas con oficinas en distintos países y cada país tiene un modelo de formación adaptado a sus necesidades locales, es posible que el modelo único no cubra vuestras expectativas. Aspectos como la publicación de contenidos y cursos diferentes, la asignación de roles distintos a los mismos perfiles en función del país asignado al usuario o la posibilidad de crear contenidos que sólo sean visibles en un solo idioma y no en el resto son detalles en los que fijarse al analizar la opción multi-idioma de una nueva plataforma.

Por otro lado, aunque pueda parecerte obvio, te recordamos que una plataforma multi-idioma no es una plataforma “traductora”. La plataforma, a no ser que se contrate con contenido traducido incluido, normalmente permite cargar cursos y materiales en distintos idiomas, pero lo normal es que esté vacía. Esto implica que para ver contenidos y cursos en distintos idiomas, primero tendrás que traducirlos y luego subirlos a la plataforma (no olvides reservar una parte de tu presupuesto y del tiempo del proyecto para ello, incluidas las oportunas revisiones de calidad). Ten en cuenta además que esto aplica a los menús y distintos botones que forman parte de la estructura de la propia plataforma, no sólo a los cursos o materiales que publiquéis en  ella. Además, al cambiar de idioma, es posible que  los menús se desconfiguren en lenguas donde las palabras sean más largas (por ejemplo, el alemán) por falta de espacio. Te recomendamos reservar un tiempo extra para este tipo de imprevistos antes de comprometerte en una fecha de lanzamiento de tu plataforma en otros idiomas.

• ¿Necesitarás que las personas que acceden a la plataforma lo hagan desde fuera de la oficina?

En este caso, quizá te convenga estudiar plataformas en la nube, que son accesibles fuera de la intranet de tu empresa. Esto es interesante sobre todo si debes formar a colaboradores o proveedores externos, redes de comerciales, o si cuentas con un equipo de freelances que trabajan fuera de las sedes oficiales de tu empresa, por ejemplo.

Recuerda que si eliges un servidor en la nube y subes los datos de tus usuarios a su sistema, deberás comprobar que cumple con la legislación de protección de datos del país donde tu empresa esté dada de alta (es posible que el servidor en la nube que contrates esté alojado en otro país y las normas que garantice no sean las mismas, aunque este problema suele ser tenido en cuenta por los propios proveedores del servicio antes de lanzarse a cubrir el mercado de un determinado país).

• ¿Quieres que la plataforma sea accesible desde dispositivos móviles y tabletas?

Para tener en cuenta esta opción, debes considerar que tu nueva plataforma sea “responsive” (es decir, que se adapte al formato de la pantalla del dispositivo de acceso) y plantearte además si te interesa tener una app de acceso a la plataforma. Si decides crear una app descargable en los móviles de tus empleados, contarás con la ventaja de ofrecerles acceso a la formación desde cualquier lugar y en momentos en los que no dispongan de conexión a internet. La información de avance del curso se recoge en la app y luego, cuando se recupera la conexión a internet, se reenvía a la plataforma, donde se actualizan los datos. El inconveniente de este sistema es que dificulta tener una lectura actualizada de los datos al momento (si se quiere realizar un seguimiento en tiempo real del uso de los cursos y de la plataforma, no será posible hasta que  los empleados conecten sus dispositivos de nuevo a la red y descarguen la información).

• ¿Qué herramientas complementarias a la formación necesitas que incluya  tu plataforma?

¿Vas a necesitar un aula virtual que permita realizar webinars, tutorías on line o videoconferencias entre equipos dispersos? ¿Quieres que la plataforma permita la generación de cursos online con herramientas de autor? ¿Necesitarás un sistema de mensajería instantánea que sea programable para enviar mensajes a grupos de alumnos si se cumplen determinadas condiciones? (como por ejemplo, enviar un mensaje de bienvenida al curso al grupo 1 cuando falta una semana para comenzar el curso). ¿Querrás una red social donde los alumnos puedan generar grupos de debate, invitar a otros a participar o publicar comentarios en el “muro” de otros alumnos?

Existen múltiples herramientas que se pueden incorporar a la básica de repositorio de cursos en tu plataforma. Cada herramienta cumple una función determinada. Es importante definir las necesidades de tu empresa antes de elegir qué incluir y que no en la plataforma, para no dejarse deslumbrar por funcionalidades que tras aumentar la inversión inicial, caerán luego en desuso y restarán tiempo de respuesta en el uso diario de la plataforma.

• ¿Quieres hacer un seguimiento de uso de la plataforma y de utilización de los cursos? 

En este caso, debes considerar varias cuestiones: ¿Necesitas datos globales o locales? ¿Datos generales o por departamentos o cargos de los empleados? ¿Necesitarás respuesta en tiempo real? ¿Requerirás hacer un seguimiento de rentabilidad de los cursos en función del coste de creación de los contenidos, impartición y seguimiento y el número de convocatorias y asistentes? ¿Querrás hacer un seguimiento sociodemográfico del uso de los cursos? (cuáles interesan más a los perfiles más jóvenes, cuáles a los seniors, cuáles a hombres o a mujeres, cuáles a los residentes en Madrid o en Londres…)

Cada tipo de informe a obtener puede tener unas implicaciones de desarrollo en la plataforma. Las hay con informes básicos predefinidos y otras que permiten crear informes a medida a través de la aplicación de distintos filtros o condiciones que pueden concatenarse (por ejemplo, incluir en el informe sólo a los empleados de Málaga que hayan hecho la inscripción en el curso a partir del segundo semestre del año y que tengan cargo de gestor en adelante). A mayor complejidad, mayor precio.

• El seguimiento de los datos de la plataforma, ¿debe ser compatible con otras herramientas de seguimiento que empleéis en la empresa?

En función de la dimensión de tu empresa, es posible que estéis realizando un seguimiento de datos en las distintas áreas (finanzas, comercial, producto, etc). Quizá sea necesario cruzar ciertos datos (por ejemplo, incremento del número de ventas respecto al número de cursos de técnicas de venta impartidos a comerciales a partir de una determinada fecha), o resultados en la ejecución de proyectos y la satisfacción del cliente en función de la formación impartida a jefes de proyecto por zonas geográficas. Para obtener este control de la información y poder realizar un análisis de big data con datos cruzados, tendrás que garantizar que tu plataforma se comunique bien y en tiempo real con las herramientas de seguimiento que ya empleéis en la empresa. De otro modo, obtener estos informes implicará una ingente cantidad de trabajo manual que restará agilidad a los datos, al obtener los informes días después del suceso estudiado.

• ¿Quieres que la plataforma te permita realizar una gestión global de la formación?

Algunas plataformas del mercado sólo permiten la impartición de cursos, pero los pasos previos (como detección de necesidades formativas, asignación de presupuestos, creación de contenidos, publicación de convocatorias, asignación de alumnos, control de gastos, asignación de tutores, gestión de aulas, gestión de materiales) no están contemplados. Esto es más relevante si pretendes gestionar la formación presencial o mixta (blended) desde la plataforma, y no sólo la formación on line. Asegúrate de que todos los pasos que quieres controlar figuren en la plataforma.

• ¿Quieres tener un entorno social?

Muchas de las plataformas actuales permiten a los alumnos tener una participación activa (no sólo pasiva) ante la formación. Esto implica que pueden ser creadores de contenidos para otros alumnos, publicando información, documentos, informes, análisis, etc. que pueden compartir con otros. Además, un entorno social permite valorar las aportaciones de otros y emitir comentarios y opiniones, generando un debate sobre temas profesionales que los propios empleados eligen como prioritarios. Este sistema potencia el intercambio de información entre empleados que se encuentran en distintos departamentos o distintas sedes, propiciando la participación de equipos multidisciplinares y multiculturales. Sin embargo, como toda herramienta, no funciona sola: Se recomienda siempre en estos casos contar con un community manager que agilice y fomente los debates, lanzando nuevos temas, comentando las aportaciones de otros y recordando la aparición de nuevos contenidos de interés para los empleados.

• ¿Quieres aplicar la gamificación a tu plataforma?

Para motivar a los empleados a formarse y no abandonar los cursos antes de completarlos, es posible emplear la metodología del juego en la formación. Si te interesa este aspecto, te recomendamos que elijas una plataforma que permita la asignación de insignias o “badges”, que divida los itinerarios formativos en niveles de dificultad creciente, que fomente la “coopetición” (cooperación competitiva) entre empleados, que gestione la consecución y el reconocimiento del logro y que aplique distintos premios fáciles de identificar en función del nivel de participación e implicación en la plataforma o curso. El uso de avatares que van mejorando sus características a lo largo del curso en función de los logros alcanzados es un ejemplo de esta asignación de premios reconocibles por otros alumnos implicados en la misma formación.

• ¿Quieres una plataforma a medida o prefieres adaptarte a una plataforma existente en el mercado?

Contar con tu propia plataforma puede garantizarte que las funcionalidades se adaptarán a tus necesidades a lo largo del tiempo (es posible que a la hora de definir la plataforma no se puedan tener en cuenta aspectos como nuevos dispositivos o softwares que puedan surgir en el futuro, o bien nuevas necesidades de formación surgidas de nuevas líneas de negocio, por lo que tu plataforma deberá ser flexible para permitir su futura incorporación).

Sin embargo, un desarrollo a medida implica una inversión mayor de tiempo, recursos y dinero. Si no dispones de ello, siempre puedes adquirir una licencia de uso de plataformas que ya existen en el mercado. Su uso es inmediato desde la firma del contrato de licencia y siempre contarás con la libertad de cambiar de proveedor en el futuro, ya que el desembolso realizado equivaldrá sólo al servicio recibido y no necesitarás amortizar la inversión. Si has dado respuesta a las preguntas que te hemos planteado, te resultará más sencilla la elección entre las distintas opciones del mercado.

Por otro lado, las plataformas predefinidas ofrecen normalmente a sus clientes la posibilidad de recibir actualizaciones periódicas, aunque es cierto que muchas veces estas actualizaciones se realizan en función de estudios de mercado generalistas y no responderán a tus necesidades puntuales. Si cuentas con un equipo pequeño y ágil capaz de adaptar su trabajo a las funcionalidades que vienen por defecto en una plataforma predefinida, podrás ahorrarte una inversión en el desarrollo a medida de una tecnología que cada vez queda obsoleta en menos tiempo.

Si te decantas por una plataforma ya existente en el mercado, te recomendamos que solicites una demo a utilizar durante un par de semanas y en la que realizar una serie de pruebas previas:

• Comprueba que se pueden configurar todos los perfiles y que al menos pueden realizar las tareas marcadas como prioritarias en tu tabla. Involucra a todos los interesados para que comprueben por sí mismos que pueden realizar todas las acciones asignadas.
• Haz pruebas de estrés de la plataforma, con el máximo posible de accesos simultáneos o cargas masivas de usuarios o datos, para verificar sus límites. Comprueba además la seguridad del sistema. Involucra a tu equipo técnico para que te asesore durante las pruebas.
• Deja que los futuros alumnos la utilicen, para comprobar su usabilidad: ¿Es intuitiva? ¿Es fácil de utilizar? ¿Llegan a fondos de saco sin salida y no saben cómo seguir? ¿Encuentran lo que están buscando con rapidez?
• No olvides extraer informes: Puedes llevarte sorpresas como datos sin sentido o campos en blanco que no te permitan obtener el seguimiento prometido.

Por último, una vez tomada la decisión final, ¡no olvides comunicarla adecuadamente a todo el mundo! No des por sentado que lo saben porque tú lleves semanas trabajando en ello, y reserva también una partida para la formación por perfiles. Por muy buena que sea tu elección, si no saben cómo utilizar la plataforma, no lo harán.

¿Te ha resultado útil esta información? ¿Quedan algunas incógnitas por despejar? Cuéntanoslo en el apartado de comentarios de este artículo y te daremos respuesta lo antes posible.

Escrito por Leticia Lafuente para LearningLovers.org.